Unsere Arbeit wird immer digitaler, immer neue Bereiche werden in Bits und Bytes abgebildet. Papier und Bleistift gehören langsam zur Geschichte. 

Wir schreiben Emails, wir erhalten Rechnungen per PDF, wir downloaden Dateien, wir arbeiten in der Cloud, wir surfen im Internet. Diese Aufzählung lässt sich noch lange fortsetzen. Aber ein Bereich steht noch ziemlich weit hinten in der Liste: Das Archiv.

Dabei ist gerade das Archiv so ziemlich das schlimmste, was wir uns im analogen Bereich leisten können:

Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Schriftverkehr, Steuerbescheide, Zertifikate, Bedienungsanleitungen uvm. werden in Ordnern, Mappen, Stehsammlern, Schuhkartons und sonstigen Behältnissen jahrelang aufbewahrt.

Was ist an der herkömmlichen Archivierung denn so schlecht?

Das Bild mag etwas übertrieben sein. Aber es zeigt anschaulich die Nachteile der herkömmlichen Archivierung:

•  Platzbedarf: Wertvoller Raum wird mit Akten gefüllt und steht für produktive Nutzung nicht mehr zur Verfügung.
• Datenzugriff: Auch bei sorgfältiger und gut organisierer Archivierung muss fast immer viel Zeit und Weg aufgewendet werden, um benötigte Unterlagen zu finden.
• Datensicherheit: Oft werden ungeeignete Räume genutzt. Akten verschimmeln, Thermobelege verbleichen, Akten werden verknickt, verlegt, gestohlen, verbrannt, unter Wasser gesetzt oder sonstwie beschädigt.
• Entsorgung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen Belege teuer entsorgt werden, dabei muss auch auf eine fachgerechte Vernichtung geachtet werden.

Die Vorteile der digitalen Archivierung

• Platzbedarf: Wertvoller Raum wird frei.
  Daten in Form von Bits & Bytes benötigen nun mal sehr wenig Platz.
• Datenzugriff: Die Daten sind schnell und einfach verfügbar. Niemand muss ins staubige Aktenlager gehen und sichh mühsam durch die Akten wühlen. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.
• Datensicherheit: Die Daten sind in deutschen Servern in hochsicherheits-Rechenzentren gespeichert. Sicherer geht es kaum.
• Entsorgung: Digitale Akten lassen sich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen. Sauber, sicher und komplett.